Aggiornata al 5 marzo 2025

Gentili genitori, studenti e personale scolastico

Il nostro istituto ha attivato i servizi della piattaforma Google Workspace for Education per fornire supporto, attraverso le tecnologie info-telematiche, all’attività didattica e alla circolazione di informazioni all’interno dell’amministrazione.

Con la presente vi forniamo informazioni in merito al trattamento dei vostri dati personali che sono operati nella piattaforma cloud adottata dalla scuola, ulteriori a quelle già fornite con le informative privacy generali rivolte ad alunni e loro familiari e ai docenti, a cui rimandiamo per tutte le altre informazioni riguardanti il trattamento dei dati personali da parte della scuola.

Google Workspace for Education è costituita da un insieme di servizi che si distinguono in principali ed aggiuntivi (vedere paragrafo successivo). Le funzionalità sono molto simili a quelle di un account Gmail di tipo privato, ma con una grande differenza: in Google Workspace for Education la proprietà dei dati rimane in capo all’utente (il nostro istituto), con maggiori garanzie in tema di protezione dei dati e della privacy.

La piattaforma Google Workspace for Education non include annunci promozionali e non utilizza i contenuti o i dati degli studenti a fini pubblicitari. Ha inoltre un valore fortemente formativo, consentendo agli studenti di imparare a lavorare in modo collaborativo e condiviso.

In accordo con le linee guida del Piano Nazionale Scuola Digitale (PNSD), l’Istituto ha creato un dominio icgrumellodelmonte.edu.it associato alla piattaforma Google Workspace for Education. A tutti gli studenti, dalla classe terza della scuola primaria, come anche i docenti, è stato assegnato un account personale gratuito con nome utente e password per accedere alle applicazioni della Suite e per lo svolgimento delle attività scolastiche.

L’account è strettamente personale, pertanto la password dovrà essere accuratamente conservata e mai ceduta a terzi.

Qualora fosse smarrita è possibile contattare i docenti di classe che contatteranno gli amministratori della piattaforma e provvederanno a fornire nuove credenziali.

L’uso della casella e degli altri strumenti forniti dalla scuola è istituzionale per cui è vietato il loro uso per fini personali, (ad esempio per accedere a Facebook, ai social ad applicazioni estranee alla scuola o per mandare mail personali).

Si evidenzia inoltre che il profilo realizzato sarà cancellato quando l’utente (studente o dipendente) finirà il proprio percorso in Istituto, con la conseguente perdita di tutti i dati associati.

I dati sono di proprietà dell’Istituto (e non di Google) e il docente formalmente nominato amministratore del servizio potrà gestire gli accessi alle applicazioni attribuendo agli utenti diversi livelli di autonomia a seconda dei ruoli e delle funzioni.

Anche i docenti e l’altro personale scolastico abilitato hanno un indirizzo dello stesso dominio. Si ricorda infine che gli amministratori hanno facoltà di controllare che gli utenti utilizzino correttamente il proprio account.

In caso di attività anomale, l’account potrà essere bloccato o revocato in ogni momento.

Secondo le disposizioni del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) artt. 13-14 e dal D.lgs. 196/2003 modificato dal D.lgs. 101/2018 il trattamento dei dati personali nell’uso della G suite sarà improntato ai principi di liceità e trasparenza, a tutela della vostra riservatezza e dei vostri diritti.

I dati personali verranno trattati dal personale della scuola per la finalità di gestione dell’attività didattica-formativa, educativa e di valutazione; In caso di necessità le applicazioni di Google workspace potranno essere utilizzate per consentire l’istruzione domiciliare agli alunni che per cause di forza maggiore sono impediti di seguire le lezioni in presenza per un ampio intervallo di tempo.

Gli strumenti telematici attivati potranno essere utilizzati anche per lo svolgimento di attività lavorativa amministrativa nella forma di lavoro agile o per facilitare lo svolgimento di qualunque attività del personale o degli organi collegiali.

Per la tutela dei dati personali trattati le applicazioni adottate ed i dati stessi caricati sulla piattaforma dalla scuola sono stati individuati sulla base dei principi di necessità e di minimizzazione stabiliti dal GDPR.

Analoghi principi dovranno essere applicati da tutti gli utenti nel caricamento di documenti e dati sulla medesima piattaforma.

Prima di caricare un documento sulla piattaforma valuta quindi l’effettiva necessità dei dati personali in esso contenuti anche in relazione alla loro rilevanza (attenzione in particolare ai dati che rivelano l’origine razziale od etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l’appartenenza sindacale, relativi alla salute o alla vita sessuale).

Si specifica che il conferimento dei dati richiesti ed il conseguente trattamento sono obbligatori perché necessari al perseguimento delle finalità istituzionali proprie della nostra amministrazione ed in presenza di specifiche disposizioni di legge che autorizzano il trattamento: l’eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare l’impossibilità di fornire all’alunno tutti i servizi necessari per garantire il suo diritto all’istruzione ed alla formazione e di impedire comunque all’istituto di svolgere la sua attività nell’interesse pubblico.

I Servizi principali di Google Workspace for Education ci sono forniti ai sensi del Cloud Data processing Addendum in base al quale Google opera nel ruolo di Responsabile del trattamento (Art.4 – Comma 1 – Numero 8 – GDPR).

Trasferimento di dati personali all’estero e adeguatezza del trattamento

L’utilizzo dei servizi forniti da Google comporta la possibilità che avvenga il trasferimento al di fuori dell’Unione Europea dei dati trattati, anche di natura personale, e questo anche se i dati risiedono principalmente su server e datacenter collocati sul territorio europeo.

A seguito dell’approvazione da parte della Commissione Europea del nuovo accordo sul trasferimento dei dati verso gli Stati Uniti (EUUS Data privacy Framework) e dell’adesione di Google LLC a tale accordo, tali trasferimenti avvengono con un livello di protezione adeguato e paragonabile a quello garantito in Europa dal GDPR e non necessitano di autorizzazioni specifiche (decisione di adeguatezza art. 45 GDPR).

Cosa è Google Workspace for Education

Google Workspace for Education mette a disposizione una serie di strumenti integrati nella piattaforma di base che vengono definiti “servizi principali” e sono: Compiti, Calendar, Classroom, Cloud Search, Drive e Documenti, Gmail, Google Chat, Sincronizzazione di Google Chrome, Google Meet, Google Vault, Groups for Business, Jamboard, Keep, Migrate, Sites e Tasks, che sono utilizzati da decine di milioni di studenti e insegnanti in tutto il mondo.

La scuola utilizza alcuni “servizi aggiuntivi” di Google solo attraverso gli account docenti.

Vengono poi utilizzati dalla scuola alcuni “app di terze parti” ossia non erogati da Google ma integrati con esso, in particolare Piattaforme dei libri di testo in adozione:

Piattaforme dei libri di testo in adozione:

• BSMART
• Zaino Digitale
• Raffaello Player
• Hub Scuola
• La scuola
• Giunti Scuola
• Zanichelli

e altre applicazioni utili:

• EDPUZZLE
• KAHOOT
• GEOGEBRA
• PADLET
• ADOBE
• BOOK CREATOR
• CANVA FOR EDUCATION
• E-LEARNING APPS
• WORDWALL
• COSPACES EDU
• GENIALLY
• PANQUIZ
• TINKERCAD
• MLOL
• FLOORPLANNER
• SCRATCH
• MOTE AUDIO
• ORG IVANA DIDATTICA

e altri strumenti ritenuti utili dai docenti per il supporto digitale nella didattica monitorati e verificati nella console di AMMINISTRAZIONE GOOGLE WORKSPACE DELL’ISTITUTO.

Base giuridica del trattamento

L’uso della piattaforma Google avviene nell’ambito dell’attività istituzionale della scuola e per l’esecuzione dei compiti di interesse pubblico, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. e) del GDPR.

Consenso per l’uso dei servizi aggiuntivi

Detto che la base giuridica del trattamento rimane l’interesse pubblico, Google impone, a partire dal primo marzo 2025, l’acquisizione del consenso dei genitori degli alunni con età inferiore ai 18 anni per l’uso dei servizi aggiuntivi.

Considerato che i servizi aggiuntivi vengono utilizzati solo dai docenti e dal personale ATA al momento non sono previsti consensi per gli alunni.

Quali informazioni personali raccoglie la scuola tramite Google Workspace for Education?

Quando crea un account utente, l’amministratore incaricato dalla scuola fornisce a Google informazioni strettamente necessarie quali nome, cognome e indirizzo mail assegnato e non ulteriori informazioni quali residenza, numero di telefono, e-mail personale o foto.

Per rispettare un principio di minimizzazione dei dati personali l’amministratore ha anche disabilitato la possibilità dell’utente di inserire autonomamente tali informazioni.

L’amministratore nella configurazione della piattaforma si è impegnato per garantire il trattamento della minor quantità possibile di dati personali.

In che modo Google utilizza queste informazioni per conto della scuola?

Nei Servizi principali di Google Workspace for Education, Google utilizza le informazioni personali degli utenti per fornire, gestire e proteggere i servizi.

Google non pubblica annunci pubblicitari nei Servizi principali e non utilizza a scopi pubblicitari le informazioni personali raccolte nei Servizi principali.

Nei servizi principali di Google Workspace for Education non vengono mostrati annunci e le informazioni personali degli studenti non vengono utilizzate per creare profili pubblicitari per il targeting.

Google utilizza le informazioni personali degli utenti delle scuole primarie e secondarie per mostrare pubblicità mirata?

No. Per gli utenti di Google Workspace Education delle scuole primarie e secondarie, Google non utilizza alcun dato personale (o associato a un account Google Workspace) per mostrare annunci pubblicitari mirati nei Servizi principali o in altri Servizi aggiuntivi a cui l’utente ha eseguito l’accesso con un account Google Workspace.

Gli utenti possono condividere informazioni con altre persone utilizzando l’account Google Workspace for Education?

Non è consentito agli utenti la condivisione dei documenti ed informazioni al di fuori della nostra piattaforma Google Workspace a meno che questa non sia necessaria per lo svolgimento attività programmate ed autorizzate dalla scuola (come può avvenire, ad esempio, in programmi di scambi culturali con altre scuole).

Per garantire una maggiore tutela dei dati personali dei nostri alunni l’amministratore della piattaforma Google ha disabilitato la possibilità di questi di utilizzare la posta elettronica al di fuori del dominio della nostra scuola.

Il personale scolastico può invece scambiare mail con utenti al di fuori del dominio della scuola evitando comunque un uso personale e sempre nello svolgimento delle attività scolastiche.

Eventuali account per l’invio di posta all’esterno sono consentiti mediante uno sblocco temporaneo su richiesta dei docenti (come Atlante delle Scelte per l’orientamento), in funzione educativa e didattica.

L’utilizzo della piattaforma Google Workspace for Education può portare alla divulgazione delle informazioni personali degli utenti?

Google, responsabile del trattamento per conto della scuola, non fornisce informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, ad eccezione dei seguenti casi:

• Interfacciamento con applicazioni esterne. Google può comunicare le informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, nel caso che Google Workspace for Education si interfacci con applicazioni esterne.
• Per l’elaborazione esterna. Google può comunicare le informazioni personali a società affiliate o ad altre aziende o persone di fiducia di Google, opportunamente nominati sub-responsabili del trattamento affinché li elaborano per conto e in base alle istruzioni di Google e nel rispetto dell’informativa sulla privacy di Google Workspace for Education e di eventuali altre misure appropriate relative a riservatezza e sicurezza.
• Inoltre, Google condivide pubblicamente e con i propri partner informazioni non personali, ad esempio le tendenze di utilizzo dei propri servizi.

A chi mi rivolgo se ho altre domande e dove posso trovare maggiori informazioni?

Se hai domande su come utilizziamo gli account Google Workspace for Education o su quali scelte hai a disposizione puoi rivolgerti:

• All’istituto scolastico con una mail all’indirizzo bgic85200d@istruzione.it
• Al Responsabile Protezione Dati nominato dall’istituto (RPD/DPO) all’indirizzo: dpo@vargiuscuola.it

Di seguito ulteriori informazioni sui trattamenti operati da Google sulla piattaforma: su come utilizziamo gli account Google Workspace for Education o su quali scelte hai a disposizione puoi rivolgerti:

• centro sicurezza e privacy https://edu.google.com/why-google/privacy-security/
• Informativa sui trattamenti fornita da Google Google Workspace Terms of Service – Google Workspace
• Informativa sulla privacy di Google Cloud
• Informazioni sulla conformità di Google agli obblighi legali internazionali in materia di protezione dei dati: Cloud Data Processing Addendum | Google Cloud

Diritti dell’interessato e modalità di esercizio

Nella tua qualità di interessato, hai i diritti di cui all’art. 15 del Regolamento e precisamente i diritti di:

1. ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che ti riguardano;
2. ottenere l’indicazione:
   1. dell’origine dei dati personali;
   2. delle finalità e modalità del trattamento;
   3. della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
   4. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art. 3, comma 1, GDPR;
   5. dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
3. ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che ti riguardano;
   1. l’aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
   2. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli obblighi in capo al Titolare;
   3. l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

Diritto di reclamo

Per eventuali reclami o segnalazioni sulle modalità di trattamento dei dati è buona norma rivolgersi al Titolare del trattamento dei dati o al Responsabile protezione Dati. Tuttavia, è possibile inoltrare i propri reclami o le proprie segnalazioni all’Autorità responsabile della protezione dei dati, utilizzando gli estremi di contatto pertinenti:

Garante per la protezione dei dati personali – piazza di Montecitorio n.121 – 00186 ROMA

Fax: (+39) 06.696773785

Telefono: (+39)06.696771

PEO: garante@gpdp.it

PEC: protocollo@pec.gpdp.it